Les clefs d’un remplacement réussi

Un bon remplacement ne s’improvise pas.

Confier, ne serait-ce que quelques jours, son outil de travail à un inconnu est source d’appréhension. Piloter, même ponctuellement, l’officine d’un autre n’est pas à la portée de tous. La mission n’est pourtant pas impossible à réussir pour le couple remplaçant/remplacé, dont chacune des parties dépend fortement de l’autre.

Article du Quotidien du Pharmacien du 19.05.2014, réalisé en collaboration avec Armand GREMEAUX.

1. Un remplacement réussi, qu’est-ce que c’est ?

Quand, à l’issue du remplacement, tous les paramètres de l’officine sont au vert, qu’aucun dysfonctionnement n’est venu interrompre le déroulement quotidien des activités, que le titulaire n’a pas été dérangé dix fois par le remplaçant pendant son absence, on peut parler d’une mission réussie. Si l’intégration du nouveau venu s’est bien passée, ce sentiment sera partagé par tous les membres du personnel, mais aussi par la clientèle, sensible à la cohésion de l’équipe officinale.

2. Organisation

Pas question d’improviser son remplacement, tout simplement parce que le recrutement prend du temps. La démarche doit être lancée au moins un mois avant le départ du titulaire – deux à trois mois de préférence – en s’adressant à un cabinet de recrutement, une agence d’intérim ou en publiant une annonce dans la presse (attention aux périodes de fermeture annuelle). Le contrat de travail (CDD) devra être prêt et le niveau du salaire défini, ce qui n’empêche pas d’en discuter lors de la rencontre avec le candidat. Une demi-journée, voire une journée entière, peut facilement être consacrée à cette étape importante qui permet d’exposer au nouveau venu le fonctionnement des lieux et, pourquoi pas, de le mettre à l’essai.

3. Vérifications

Le remplaçant doit être diplômé et inscrit au tableau de l’Ordre des pharmaciens, ce que le titulaire devra contrôler surtout dans le cas d’un candidat étranger ou d’un étudiant. Rien ne l’empêche, par ailleurs, de vérifier les références du candidat en contactant les derniers employeurs mentionnés sur son CV. Le remplacement, d’une durée de 8 jours et plus, doit être déclaré par le titulaire à l’Inspection régionale de santé et au Conseil régional de l’Ordre dont il dépend par lettre recommandée accompagnée de l’engagement écrit de son remplaçant.

4. Transmission

Il serait faux de croire que le remplaçant, parce qu’il est pharmacien, va réagir comme son futur employeur a l’habitude de le faire. Chaque personne est différente et chaque officine possède ses propres usages. Des procédés* qui doivent être signalés au remplaçant dont les réactions, notamment face à la clientèle, figurent souvent au registre des doléances exprimées par le titulaire. On attend du remplaçant qu’il s’intègre dans l’équipe et qu’il s’inscrive dans les habitudes de travail, mais pour qu’il y parvienne, on doit lui transmettre les informations nécessaires au fonctionnement de l’officine (commandes, télétransmissions, promis…) ainsi que les usages des lieux. Les rapports à la clientèle, aux maisons de retraite, aux hôpitaux, mais aussi et surtout ce qui peut porter à litige, comme la tenue de la caisse, la gestion des chèques, des produits stupéfiants (la balance sera réalisée au départ et au retour du titulaire) devront lui être précisés. Au besoin, l’employeur peut rédiger quelques consignes à respecter dans un fichier Word facilement consultable sur place.

5. Précisions incontournables

Il convient, bien sûr, de s’entendre sur la rémunération qu’il faut cependant préciser méticuleusement : le coefficient décidé intègre-t-il les 10 % d’indemnités de fin de contrat dus au CDD ? Le logement est-il fourni (s’il ne l’est pas, le candidat risque de refuser le remplacement) ? Quels seront les horaires exacts de travail Qui se chargera des gardes et dans quelles conditions d’indemnisation ? La prise en charge du transport peut également faire l’objet de négociation en dehors de ce qui est prévu dans le contrat de travail… Celui-ci doit être signé avant le départ du titulaire. Enfin, le remplaçant doit souscrire une assurance en responsabilité civile professionnelle afin d’assurer son exercice pendant la mission.

6. Éventuellement

Prévoir un remplaçant potentiel au remplaçant n’est pas dénué de bon sens. Cela permettra de pallier la défection toujours possible du futur employé, qu’il rompe le contrat pendant sa période d’essai (un jour par semaine dans le cas d’un CDD) ou qu’il décide de ne pas honorer son engagement. Dans cette perspective, il vaut mieux disposer d’un fichier d’adresses à portée de main.

* Une « Procédure d’organisation d’un premier remplacement de moins de un mois à l’usage du pharmacien titulaire et du pharmacien remplaçant » est disponible sur le site EQO (Évaluation Qualité Officine) de l’Ordre des Pharmaciens.

Sujet réalisé en collaboration avec Armand Gremeaux, dirigeant de Pharm-Emploi, cabinet de recrutement et formation spécialisé en pharmacie.

Repères

- Communiquer est le maître mot de la mission, pour le titulaire qui doit expliquer ce qu’il attend, et pour le remplaçant qui doit s’en enquérir sans retenue.
- Comme dans tous les contrats de travail, plus la mission sera précisée dans ses modalités, moins il y aura de risques conflictuels.

- Le remplacement du titulaire ne peut excéder une durée d’un an (sauf en cas de gérance après décès). – Le titulaire peut se faire remplacer par son co-titulaire (jusqu’à un mois), par un étudiant de 6e année sur présentation du certificat de remplacement (jusqu’à 4 mois), par un de ses adjoints s’il est lui-même régulièrement remplacé (jusqu’à un an), par tout pharmacien inscrit ou en cours d’inscription à  l’Ordre et sans autre activité professionnelle durant la période de remplacement (jusqu’à un an).

ANNE-SOPHIE PICHARD

Source : Le Quotidien du Pharmacien n°3094

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